Hoe de RSO Sigra binnen Met spoed beschikbaar ontdekt wat werkt en die lessen gebruikt voor verdere regionale uitrol
In de acute zorg telt iedere minuut. Daarom werkt het landelijke programma Met spoed beschikbaar aan betere digitale gegevensuitwisseling in de acute zorgketen tussen huisartsen, huisartsenposten, meldkamers, ambulances en spoedeisende hulp volgens de Richtlijn Gegevensuitwisseling acute zorg. Landelijke afspraken en standaarden maken die uitwisseling mogelijk. En het moet vooral ook werken in het dagelijkse zorgproces bij de zorgprofessional.
Daar ligt een belangrijke rol voor de regio. De RSO Sigra begeleidt koploperprojecten in de regio’s Amsterdam, Amstelland-Meerlanden, Kennemerland, Flevoland en Gooi & Vechtstreek én de verdere regionale implementatie van berichtuitwisselingen in de acute zorg. Amber Hol Horeman, projectmanager Digitale Zorg bij Sigra, is bij beide trajecten betrokken.
Een koploperproject is bedoeld om in een kleine setting een nieuwe digitale gegevensuitwisseling voor het eerst in de praktijk te realiseren. Sigra werkt nu onder andere aan een traject waarin de spoedeisende hulp een spoedsamenvatting uit het huisartsdossier kan opvragen. Daarmee kan een SEH-zorgverlener bijvoorbeeld informatie krijgen over behandelgrenzen en allergieën, ook als een patiënt zelf niet goed aanspreekbaar is. Maar hoe begin je zo’n project? En ook: hoe zorg je dat een succesvolle eerste implementatie daarna ook anderen verder helpt?
Eerst samenwerken en daarna de techniek
Een koploperproject begint met bestuurlijk commitment. Organisaties moeten besluiten dat ze meedoen, capaciteit vrijmaken en het project in hun planning opnemen. Daarna begint voor Sigra een minstens zo belangrijke fase: de betrokken organisaties bij elkaar brengen en investeren in de samenwerking. Amber: “Door mensen -het liefst letterlijk- met elkaar aan tafel te zetten en ze een kijkje in elkaars keuken te geven, ontstaat meer begrip voor elkaars werk en perspectief. Dat helpt om samen een gedeeld doel te formuleren en het zorgproces in de hele keten goed uit te werken.”
Eerst moet duidelijk zijn wie welke informatie nodig heeft, op welk moment en waarom. Pas daarna komt de techniek in beeld. Die volgorde is een belangrijke les uit eerdere trajecten. Toen bleek een keer tijdens de technische ontwikkeling dat het zorgproces nog niet scherp genoeg was, waardoor aanpassingen nodig waren. Dat kostte tijd en zorgde voor frustratie. Daarom investeert Sigra nu bewust meer tijd in het bespreken van de samenwerking en het vaststellen van het zorgproces aan de voorkant.
Veranderen van gedrag is de uitdaging
Een eerder koploperproject rond de spoedmelding van huisartsenpost naar meldkamer laat zien wat daarna nodig is. Voorheen belde de triagist de meldkamer als een ambulance nodig was en werden gegevens tijdens dat gesprek opnieuw ingevoerd. Inmiddels wordt een deel van die informatie digitaal verstuurd. De warme overdracht blijft, maar dubbel invoeren is niet meer nodig. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Toch is een werkende technische koppeling nog geen geslaagde implementatie. Amber noemt het veranderen van gedrag op de werkvloer de grootste uitdaging. Zorgprofessionals krijgen te maken met een nieuwe werkwijze én moeten die onder tijdsdruk vanzelfsprekend leren gebruiken. Juist dan moet de oplossing goed aansluiten op hun dagelijkse praktijk. “Zie het niet alleen als een technisch project, maar echt als een verandertraject in de zorgpraktijk”, is een van de lessen die Amber uit de koploperprojecten haalt.
Dat betekent bijvoorbeeld dat een nieuwe toepassing voldoende ‘massa’ nodig heeft en betrouwbaar genoeg moet zijn. Als een zorgverlener een paar keer informatie probeert op te vragen en niets terugkrijgt, is de kans groot dat die onder tijdsdruk weer terugvalt op de oude werkwijze.
Niet opnieuw het wiel uitvinden
Na een koploperproject volgt voor Sigra daarom een tweede belangrijke taak: regionaal opschalen wat werkt. De werkafspraken, oplossingen én geleerde lessen uit het eerste traject worden gebruikt om volgende organisaties sneller te laten aansluiten op de digitale gegevensuitwisseling. Sigra begeleidt de verdere implementatie van de digitale spoedmelding bij vijf huisartsenposten in de regio. De RSO Zorgring doet hetzelfde in Noord-Holland Noord en Zaanstreek Waterland.
Daarbij komt Sigra een bekend argument tegen: onze organisatie of regio is toch nét anders. Natuurlijk zijn er verschillen. Maar volgens Amber betekent dat niet dat iedereen helemaal van nul af aan hoeft beginnen. “Uit ervaring weten we dat circa 80% van wat elders is ontwikkeld, kan worden overgenomen.”
Dat hergebruik helpt ook om regionale werkafspraken zoveel mogelijk gelijk te houden. Voor een meldkamer is het niet werkbaar als iedere huisartsenpost op een andere manier een spoedmelding aanlevert. En een triagist moet in een acute situatie niet hoeven nadenken welke werkwijze bij welke meldkamer hoort. Uniformiteit is daarom volgens Amber “echt van cruciaal belang”. Het uitgangspunt is dus: gebruik wat al werkt en pas aan waar dat echt nodig is.
Begin klein, maar denk meteen aan de rest van de regio
Daarmee komt een andere belangrijke les in beeld. Amber formuleert die als volgt: “Begin klein, maar organiseer alvast de uitrol.” Een organisatie die aan een koploperproject meedoet, kijkt begrijpelijkerwijs vooral naar de eigen situatie. Een RSO kijkt verder: wat kunnen andere huisartsenposten, ziekenhuizen of meldkamers straks hiervan gebruiken? Welke keuzes maken verdere opschaling makkelijker? Welke valkuilen kunnen andere organisaties vermijden?
“Het is altijd zonde als een pilot klein blijft, dan is het eigenlijk niet geslaagd”, zegt Amber. Juist die stap van eerste implementatie naar regionale toepassing maakt een koploperproject waardevol.
Samenwerking over de hele keten
Zorgorganisaties kunnen onderling samenwerken, maar iedere organisatie heeft eigen prioriteiten, belangen en beperkte capaciteit. Een RSO kijkt juist over die grenzen heen en organiseert de samenwerking in de regio.
Sigra brengt partijen bij elkaar, bewaakt de voortgang, deelt kennis en vertaalt de landelijke afspraken en standaarden naar de regionale praktijk. Daarbij werkt Sigra binnen haar regio voor ‘Met spoed beschikbaar’ nauw samen met de ROAZ-regio Netwerk Acute Zorg Noord-Holland/Flevoland. Het ROAZ ondersteunt de regionale uitrol; Sigra voert de projecten uit vanuit de rol van regionaal projectleider.
Die sector overstijgende rol is extra belangrijk als veranderingen meerdere organisaties in de keten raken. De belangen en praktische gevolgen kunnen per organisatie verschillen. Amber: “Sigra brengt de betrokken partijen dan met elkaar in gesprek en helpt om vanuit het gezamenlijke belang voor goede patiëntenzorg tot werkbare afspraken te komen. Zo organiseert de RSO de samenwerking over de hele keten heen.”
Kennisdelen en samen leren
Niet alleen Sigra is betrokken bij Met spoed beschikbaar. Ook andere RSO’s begeleiden koploperprojecten. Een overzicht vind je op RegioRadar. De lessen van deze RSO’s zijn ook waardevol voor regio’s die nog gaan starten. Daarom organiseert RSO Nederland het Kennisnetwerk Met spoed beschikbaar. Elke maand wisselen RSO’s en eventueel andere regionale en landelijke partijen, waaronder uiteraard het programma Met spoed beschikbaar, ervaringen uit over de implementatie. Welke knelpunten komen vaker voor? Welke aanpak werkt? Wat hoeft een andere regio niet opnieuw uit te zoeken?
Zo verspreidt de kennis zich steeds verder: van landelijk naar koploper, van koploper naar regio, van regio naar regio en ook van regio naar landelijk. Samen leren en verbeteren we continu het proces.
Vijf lessen uit de praktijk
De ervaringen van Sigra leveren tot nu toe vijf duidelijke lessen op:
1. Begin bij het zorgproces, niet bij de techniek.
Maak eerst duidelijk wat nodig is in de praktijk. Laat de techniek dat ondersteunen.
2. Investeer in commitment, samenwerking en relaties.
Zorg dat de juiste mensen meedoen, capaciteit beschikbaar is en partijen elkaars perspectief begrijpen.
3. Techniek realiseren is nog geen implementatie.
De grootste uitdaging zit in het veranderen van gedrag en het inpassen van de nieuwe werkwijze in de dagelijkse zorg.
4. Gebruik wat al is ontwikkeld.
Organisaties verschillen, maar veel kennis, werkafspraken en oplossingen zijn herbruikbaar. Pas aan waar nodig, maar begin niet steeds opnieuw.
5. Begin klein, maar organiseer meteen de opschaling.
Een koploperproject krijgt pas echt waarde als anderen daarna sneller verder kunnen.
Dat is wat vooroplopen oplevert: ontdekken wat werkt en zorgen dat anderen daar sneller op kunnen voortbouwen. De komende maanden delen we meer ervaringen en tips van de andere RSO’s.